Obtenga más información sobre las facturas electrónicas y cómo configurarlas

Desde 1er Enero de 2020, el factura electrónica Ahora es obligatorio para todas las empresas que realizan transacciones con un servicio del Estado, incluidas las muy pequeñas y microempresarias. Ya sea que esté preocupado o simplemente desee adoptar la facturación electrónica para ahorrar tiempo y dinero, aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la facturación electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

factura electrónica

Según el Código General Tributario (art. 289), “Las facturas electrónicas se emiten y reciben en cualquier forma electrónica. »Una factura electrónica es, por tanto, una factura que ha sido elaborada, enviada y recibida digitalmente, y que posteriormente se almacena en formato electrónico.

Por tanto, es necesario diferenciar claramente la factura electrónica de la factura en papel que ha sido escaneada y luego enviada digitalmente.

El proceso de desmaterialización de una factura está definido por un marco legal muy preciso. Es decir, la ley establece obligaciones que deben respetar los emisores de una factura electrónica, y que garantizarán su vigencia y autenticidad. Además de esto, la factura electrónica debe cumplir con las obligaciones previstas para la factura en papel, en particular los avisos legales (art. L. 441-3 del Código de Comercio).

La factura electrónica: ¿para quién?

Según el sitio, el Designación de la factura electrónica, la factura electrónica se ha convertido paulatinamente en obligatoria para las empresas. Ya en 2004, una directiva europea autorizó la sustitución de la factura en papel por la factura electrónica. Posteriormente, la ordenanza de junio de 2014 marcó el marco legal para la desmaterialización de facturas al generalizar su uso entre organismos públicos y proveedores. Luego se impuso gradualmente la obligación de utilizar la factura electrónica como parte de una transacción con los servicios del Estado (comunidades y establecimientos públicos):

  • Para grandes empresas en 2017
  • Para empresas medianas (ETI) en 2018
  • Para pequeñas y medianas empresas (PYMES) en 2019
  • y para Very Small Enterprises (TPE) y microempresarios en 2020

Para otras transacciones, todas las empresas pueden utilizar la factura electrónica siempre que el cliente le dé su consentimiento explícito.

Al mismo tiempo, la ley Macron de 2015 estableció un calendario de obligación para aceptar facturas electrónicas para todas las empresas, gradualmente en el modelo del calendario anterior.

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

La factura electrónica tiene muchas ventajas. Para empezar, la desmaterialización de la factura reduce el papeleo y simplifica considerablemente el proceso de facturación. Dedicarás menos tiempo a ello y podrás guardar tus facturas más fácilmente, sin riesgo de perderlas.

Además, la factura electrónica es menos costosa de emitir (según un estudio de BVA / Markess, te ahorrarás entre un 50 y un 75% del coste de emisión de la factura).

Contrariamente a la creencia popular, la factura electrónica no es menos segura que la factura en papel. El marco legal para las facturas electrónicas es aún más estricto y las tecnologías desarrolladas recientemente permiten asegurar la factura durante todo el proceso.

Finalmente, desde un punto de vista ecológico, la factura electrónica es mucho más ventajosa que la factura en papel ya que te permite reducir tu huella de carbono. Ya sea por su satisfacción personal o por la imagen de su empresa, ¡siempre es un buen punto!

¿Cómo establecer una factura electrónica?

Para establecer una factura electrónica, debe verificar de antemano que sus clientes pueden recibir y almacenar la factura electrónicamente, y que cuenta con su consentimiento para hacerlo.

Entonces, es recomendable contar con un sistema automatizado, como un software de contabilidad o facturación (tipo ERP), especialmente si tienes grandes volúmenes de facturas para procesar. Este software te permitirá enviar varias facturas a la vez, o incluso programar los envíos para automatizar la gestión de tu facturación y ahorrar un tiempo considerable. También puede utilizar un proveedor de servicios subcontratado si no desea configurar dicho software.

Puede elegir entre dos formatos para procesar sus facturas:

  • El formato EDI (Electronic Data Interchange), hablamos de facturas “estructuradas”
  • Formato PDF, hablamos de facturas “no estructuradas”

La segunda opción es más fácil de configurar porque podrá enviar y recibir facturas por correo electrónico, mientras que con un formato EDI, deberá utilizar el software EDI.

También puede crear una firma electrónica en formato PDF para firmar legalmente sus facturas y otros documentos desmaterializados. Para ello, deberá obtener un certificado ad hoc (que certificará su identidad digital) a través de una Autoridad de Certificación (CA).

¿Cómo garantizar la validez y autenticidad de una factura electrónica?

Para que su factura electrónica sea válida, debe contener los avisos legales obligatorios en cualquier factura en papel, a saber:

  • La fecha y el número de la factura.
  • El nombre del emisor de la factura y su destinatario.
  • La descripción de los servicios y su cantidad.
  • La fecha del servicio
  • El monto total sin impuestos e impuestos incluidos
  • La tasa de IVA y la cantidad de impuestos (si corresponde)
  • Las sanciones previstas en caso de demora en el pago de la factura.

Para que sea válida, también debe garantizar la autenticidad de su factura electrónica, la integridad de su contenido y su legibilidad. Son posibles 3 métodos para hacer esto, de acuerdo con el artículo 22 de la directiva 2010/45 / UE:

  • La colocación de una firma electrónica certificada por una CA, con el fin de garantizar la identidad del emisor.
  • Transmisión de facturas electrónicas a través de un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI)
  • La implementación de una auditoría confiable para controlar el proceso de facturación desmaterializado en su empresa.

¿Cómo mantener una factura electrónica?

El almacenamiento de facturas electrónicas también cumple con ciertas reglas muy precisas. De hecho, deberá mantener en soporte digital cualquier factura emitida por medios desmaterializados:

  • Por 6 años si contiene firma electrónica, en su formato original
  • Durante 6 años si fue transmitido por EDI, en su formato original
  • Durante 3 años en soporte de TI y luego durante otros 3 años en cualquier otro soporte

Sin embargo, sigue siendo preferible conservarlos durante 10 años (el plazo legal desde el punto de vista contable).

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